KVKK Uyumlu Müşteri Mesajı: İzin Almadan Mesaj Göndermeyin
Hatırlatma mesajı ile pazarlama mesajı KVKK açısından aynı şey değil. İkisinin farkını ve izin kaydını doğru tutmanın yolunu anlatıyoruz.
Müşterinize mesaj göndermeden önce cevaplamanız gereken tek soru var: bu mesaj hizmetin bir parçası mı, yoksa pazarlama mı? Bu ayrım hem hukuki yükümlülüğünüzü hem de göndereceğiniz mesajın tonunu belirliyor.
Hizmet mesajı ile ticari ileti farkı
Müşteri sizden randevu aldıysa, o randevuyla ilgili bilgilendirme hizmetin doğal parçasıdır:
- Randevunuz oluşturuldu
- Yarınki randevunuzu hatırlatırız
- Randevunuz iptal edildi
Bunlar ticari ileti değil, işlem bilgilendirmesidir. Ama şu mesajlar farklıdır:
- Bu hafta boyaya %20 indirim
- Yeni cilt bakım paketimizi denediniz mi?
- Doğum gününüz kutlu olsun, size özel hediyemiz var
Bunlar ticari elektronik iletidir ve önceden alınmış açık rıza gerektirir. Doğum günü mesajı iyi niyetli görünse de içinde bir teklif varsa pazarlama sayılır.
İzni kanal kanal tutun
Müşteri SMS almaya razı olabilir ama e-posta istemiyor olabilir. Tek bir "iletişim izni" kutusu yerine her kanalı ayrı kaydedin: SMS, e-posta, WhatsApp. Sistem, izin verilmemiş kanaldan mesaj göndermeyi kendiliğinden engellemeli — bunu personelin hatırlamasına bırakmayın.
İzni ne zaman alacaksınız?
En doğal an, müşteri kartını ilk oluşturduğunuz an. Müşteri kaydı sırasında sorun, işaretleyin, kaydedin. Sonradan toplu izin toplamaya çalışmak hem zor hem geç.
İzin kaydını ispat edebilmelisiniz
Bir şikâyet durumunda "izin vermişti" demek yetmez; ne zaman, hangi kanal için izin verdiğini gösterebilmeniz beklenir. Müşteri kartında bu bilginin tarihiyle birlikte durması, kayıt defterinde bir satır olmasından çok daha güvenli.
Vazgeçmeyi kolaylaştırın
Ticari iletide çıkış yolu göstermek zorunludur. Ama bunun ötesinde, pratik bir faydası da var: mesaj almak istemeyen birine mesaj atmaya devam etmek, o müşteriyi tamamen kaybetmenin en hızlı yolu. Vazgeçme talebi geldiğinde ilgili kanalın iznini hemen kapatın.
Tuttuğunuz veri kadar sorumlusunuz
Müşteri kartına yazdığınız her not kişisel veridir. "Amonyaklı boyaya alerjisi var" gibi bir sağlık notu ise özel nitelikli veridir ve daha yüksek koruma ister. Pratik yaklaşım: hizmeti vermek için gereken bilgiyi yazın, gerisini yazmayın. Kim hangi müşteriyi görebiliyor sorusunu da yetki ayarlarıyla sınırlayın — her personelin bütün müşteri listesini görmesi gerekmez.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. İşletmenize özel durumlar için bir hukukçuya danışın.